¿PARA QUE SIRVE LA GTC 185? Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones. La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588,NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo. OBJETIVO Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos. Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación. REFERENCIAS NORMATIVAS Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado (incluida cualquier corrección). NTC 1001, Papel, formatos. NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos. NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura. TERMINOS Y DEFINICIONES Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica. Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar. Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación. Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto. Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Cita. Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla. Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista. Conclusiones. Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica. Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad. Contenido. En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran. Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión. Copia. Fiel reproducción del documento. Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada. Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión. Despedida. Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación. Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación. Encabezado. Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento. Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento. Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas. Esquema. Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos. Estilo. Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación. Experiencia. Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo. Figura. Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas. Foliar. Acción de numerar las hojas. Folio. Hoja. 3.32 Fuente o tipo de letra. Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento. Fuente bibliográfica. Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema. Glosario. Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento. Ilustración. Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto. Índice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos(geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto. Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. Interlínea. Distancia vertical entre dos renglones. Interlínea libre Renglón sin escritura. Introducción. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso. Líneas especiales. Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor. Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hacefácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación. Márgenes. dinancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa. Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas,folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros. Membrete. Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. Memorando. Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. Mensaje electrónico. Comunicación escrita, a través de la Internet.